Microsoft Access in die Microsoft Power Platform integrieren

In vielen Unternehmen und Fachabteilungen werden Microsoft Access Datenbanken für die unterschiedlichsten Aufgaben genutzt.

Je nützlicher diese Systeme für die Unternehmen sind, desto häufiger werden folgende Fragen gestellt:

• Ist Microsoft Access zukunftsfähig?
• Können wir mit der Einschränkung leben, dass Access nicht web-fähig ist?
• Sollen wir zu einer neuen Softwarelösung migrieren? Zu welcher? Was kostet das?

Die Antworten auf diese Fragen lauten im Jahr 2022:

• Microsoft Access ist zukunftsfähig.
• Durch die Anbindung an Microsoft Power Apps wird Microsoft Access web-fähig. Die Einschränkung fällt somit weg.
• Sie brauchen keine neue Softwarelösung. Sie ergänzen Ihre Access Software lediglich um Komponenten, die Sie zusätzlich benötigen. So erreichen Sie mit einer Integration statt einer vollständigen Migration Kosteneinsparen von bis zu 95%.

Die Zukunft von Microsoft Access in Unternehmen

Ende des Jahres 2021 hat Microsoft einen Connector für MS Access zu Dataverse und Power Platform (= Power Apps, Power Automate und Power BI) zur Verfügung gestellt.

Nachdem mehrere Jahre unklar war, wie sich Microsoft hinsichtlich der Zukunft des Datenbanksystems Access positioniert, ist nun die Entscheidung gefallen: Microsoft Access wird weitergeführt und in die Infrastruktur der Power Platform, die Teil der Microsoft Cloud (= Microsoft Power Platform, Microsoft Azure und Microsoft 365) ist, integriert.

Die Integration von Microsoft Access in die Cloud Dienste eröffnet sowohl Unternehmen, die bereits Microsoft Access einsetzen, als auch solchen die es (noch) nicht einsetzen, vielfältige Möglichkeiten und Vorteile.

Vorteile für Unternehmen, die Microsoft Access bereits einsetzen

• Integrierte Arbeitsabläufe durch Datenzugriff per Web. Vorteile:
  • Access basierte Datenbankanwendungen können um Web-Komponenten erweitert werden. So wird eine ortsunabhängige, unternehmensunabhängige und geräteunabhängige Bearbeitung der Daten möglich.
  • Szenario: Mitarbeiter, Dienstleister und Kunden können mit allen möglichen Endgeräten (PC, Notebook, Tablet, Smartphone) an den Datenbestand angebunden werden.
    • Ein Kunde stellt eine Serviceanfrage zum Beispiel per Smartphone im Web,
    • Mitarbeiter in der Zentrale bearbeiten die Anfrage und erstellen einen Auftrag für den Servicemitarbeiter (intern oder extern),
    • Der Servicemitarbeiter führt den Auftrag aus, erfasst dabei Fahrten, Arbeitsstunden etc.
    • Die Abrechnung erfolgt aus der Zentrale.
• Die vollständige Migration von Microsoft Access Anwendungen auf die Microsoft Power Plattform oder ein anderes System ist nicht mehr erforderlich. Vorteile:
  • Der Ansatz „Integration statt Migration“ hat enorme Kostenvorteile.
    • Entwicklungskosten: Das Einsparpotential liegt je nach Anforderungsprofil zwischen 30% und 95%.
    • Ein Großteil der Anwender arbeitet mit der gewohnten Software weiter. Kein Umlernen, notwendige Schulungen lediglich für den Teil der Anwender, die neue Funktionen bekommen.
    • Datensicherheit in der Cloud: Aufwendige Datensicherungsprozeduren entfallen, da alle Daten sicher im Microsoft Dataverse verwahrt werden.

Vorteile für Unternehmen, die Microsoft Access noch nicht einsetzen

Überragende Leistung für wenig Geld:

• Die Entwicklungsgeschwindigkeit von Microsoft Access basierten Unternehmensanwendungen ist weitaus höher als bei Anwendungen, die vollständig in der Power Platform oder generell rein cloudbasierten Systemen erstellt werden, dadurch enorme Einsparungen bei den Entwicklungskosten.
• Die bekommen eine maßgeschneiderte Software, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Ihre Geschäftsprozesse werden dadurch von unnötigem Ballast befreit. Die Arbeit wird leichter und schneller.
• Microsoft Access ist in Office 365 (also insbesondere Word, Excel, Outlook) voll integriert. Das bedeutet: Mit der Programmiersprache VBA, die in diesen Office 365 Anwendungen verfügbar ist, können Arbeitsprozesse automatisiert und beschleunigt werden. Beispiel:
  • Verwaltung der Kunden- und Lieferantenadressen in Microsoft Access
  • Erstellung von Dokumenten aus Access heraus
  • Erstellung von Emails aus Access heraus
  • Auswertungen aus Access heraus
  • Webanbindung der Access Datenbasis über Power Apps für Vertriebs- und Servicemitarbeiter, die mit einem Tablet oder Smartphone ausgestattet sind
  • Geschäftsprozessautomatisierung mit Access und, falls erforderlich, zusätzlich mit Power Automate
  • Auswertungen und Datenanbindung von über 600 weiteren Systemen falls erforderlich mit Power BI.

Ihre Möglichkeiten zur Gestaltung und Automatisierung der Geschäftsprozesse, der Anbindung an andere interne und externe Systeme, sowie die Möglichkeiten der Auswertung sind sehr vielfältig.

Mit Office 365 (= Access, Excel, Word, Outlook etc.) und einer Access-basierten Softwarelösung entscheiden Sie sich für ein maßgeschneidertes System zu einem unschlagbaren Preis. Diese Lösung wächst mit Ihnen und den Anforderungen Ihres Unternehmens.